Assumere del personale e aiutarlo a crescere: ecco cosa abbiamo imparato

Tempo di lettura stimato: 13 minuti

Assumere un dipendente rappresenta un passo molto importante per chi ha una piccola azienda. Quando hai deciso di avviare la tua attività, probabilmente hai ricoperto diversi ruoli: hai gestito i social network, calcolato il tuo budget, apposto etichette alla tua merce, gestito i reclami… insomma fatto un po’ di tutto. Se ora stai pensando di assumere qualcuno che ti dia una mano, si tratta certamente di un buon segno. Significa che hai da fare, che la tua attività sta crescendo e che stai per fare grandi passi avanti.

Abbiamo parlato con tre proprietari di bar indipendenti per conoscere le loro esperienze in merito ad assunzioni del personale e gestione di un team. Se stai aprendo un nuovo locale o se hai bisogno di aiuto part-time, dai un’occhiata alle loro risposte e suggerimenti.

Fai la loro conoscenza

Angela Austin, Milk + Pull
Angela e il marito Joe hanno aperto tre locali Milk + Pull nelle zone di Brooklyn e Queens a New York. Il primo ha aperto nel 2013. Il team newyorkese di questi locali prepara del caffè fantastico e cerca di sostenere la comunità locale.

Sascha Dreschinski, brewdis
Sascha ha aperto brewdis nel 2019 assieme ad altri due soci. Oggi gestisce l’attività con Lukas Schulze-Vorberg e Bianca Breining. Il loro scopo era unire la loro passione per il caffè a un’offerta creativa, ecco perché hanno deciso di aprire una caffetteria mobile costruita su un’Ape Piaggio, che hanno battezzato “Betty”. Betty e Bobby (la loro bici-risciò-caffetteria) si trovano a Francoforte, in Germania

Anthony Grice, Fika
Dopo aver lavorato per diversi anni nel mondo della ristorazione, Anthony ha aperto il primo locale Fika nel 2018 e di recente ne ha aggiunto un secondo. Il suo desiderio era quello di portare a Liverpool questo momento sociale tipico svedese che consiste nel chiacchierare davanti a un caffè e a un dolce, il tutto proponendo un ambiente accogliente e vivace.

Quando arriva il momento di assumere del personale?

Molti piccoli imprenditori avviano la propria attività da soli o forse con un socio o finanziatore, ma svolgono comunque molti lavori al suo interno. Ma se gli affari vanno bene e vuoi crescere, potrebbe essere ora di assumere qualcuno.

Angela ricorda di aver detto al marito: “Non dovresti fare tutto da solo, perché se è così vuol dire che non stai lavorando per consolidare la tua attività. E se non lo fai, non crescerà da sola. Devi cercare di trovare del tempo per lavorare alla visione che hai della tua attività e portarla avanti”. Angela racconta che, quando hanno iniziato ad assumere del personale, hanno iniziato a tostare il loro caffè e quindi a sviluppare quella parte dell’attività. Ognuno dei tre locali di Milk+Pull ora ha un direttore.

Angela confessa anche che assumere dei responsabili è stato fondamentale. “Si trattava di qualcosa di cui avremmo avuto bisogno a lungo termine. Ma sapevamo anche che avere bisogno di qualcuno in grado di condurre il tutto significava spendere davvero parecchio per la sua retribuzione. Ci chiedevamo se saremmo stati in grado di farlo”. Angela parla poi della pandemia come dell’opportunità che ha consentito di trovare questa persona. “Con la pandemia le persone hanno iniziato a rivedere le loro priorità. In questo contesto abbiamo trovato la persona giusta, che arrivava da un marchio consolidato nel mondo del caffè”.

Quando Anthony ha aperto il primo locale di Fika, ha assunto due persone oltre a lui. “Entrambe erano state assunte part-time e aprivamo sei giorni alla settimana. Una lavorava tre giorni, l’altra gli altri tre. Io lavoravo tutti e sei. Se una delle due persone assunte part-time aveva il giorno libero, la responsabilità sarebbe caduta sull’altra.

Questo sistema ha funzionato bene durante i primi tempi, poi l’attività ha ingranato e Anthony sapeva che avrebbe avuto bisogno di ulteriore aiuto. “Abbiamo iniziato ad avere clienti per pranzo, quindi c’era bisogno di qualcuno tra le 11:00 e le 14:00. Qualcuno che avrebbe aiutato a lavare i piatti, perché sarebbe stato il momento di maggior lavoro della giornata. Per il resto del tempo ci saremmo occupati delle cose principali, ma nei momenti più impegnativi avevamo qualcuno che ci aiutava, il che andava bene”.

Quando ha aperto il secondo locale, ha ripensato a come organizzare lo staff. Alcuni dei dipendenti del primo locale sono passati a quello nuovo, dato che conoscevano già tutte le procedure. Ma poi ha avuto bisogno di sostituirli nel primo locale. “C’erano molti più turni da coprire. Non lo avevamo capito subito. Avevamo ovviamente bisogno delle persone che già sapessero come lavoriamo per dirigere il personale nel nuovo locale e per garantire che il lavoro fosse conforme ai nostri standard”.

Sascha Dreschinski, titolare di brewdis, ha iniziato senza dipendenti. Per lui e i soci si trattava di un divertente secondo lavoro. “Aprivamo quando ci veniva meglio e ce la sentivamo, in modo piuttosto irregolare agli inizi, e dovevamo fare noi stessi pratica per capire come avrebbero funzionato le cose. Il lavoro è stato piuttosto intermittente finché abbiamo avuto il nostro primo dipendente”.

Quando hanno ben impostato procedimenti e metodologie, Sascha si è sentito pronto per assumere del personale e formarlo. “Avevamo messo tutto per iscritto e potevamo affidare tranquillamente il locale a dei dipendenti, che sarebbero così stati in grado di lavorare in modo indipendente. Era davvero importante per noi, non siamo mai disponibili tutto il giorno avendo in realtà un altro lavoro. Volevamo essere sicuri che ce la facessero per tutto il giorno senza di noi”.

Il locale ha poi ricevuto il permesso di svolgere la propria attività ogni giorno in un parco. “Volevamo andarci più spesso. Quindi ci siamo chiesti come fare… … e abbiamo deciso che era necessario assumere più personale”.

Come si fa per trovare le persone giuste?

Quando decidi di assumere devi pensare a come trovare le persone giuste. Vuoi assumere dei dipendenti che restino con te a lungo termine oppure cerchi solamente un aiuto nel breve periodo? Questi imprenditori hanno avuto degli approcci e delle aspettative diversi tra loro.

Come avviene per tante piccole attività, Milk + Pull era un’attività familiare appena ha aperto: Joe faceva gran parte del lavoro pesante, ma anche le sorelle di Angela davano una mano. “Quando abbiamo avviato il primo locale, ci lavorava mio marito. Aveva anche un lavoro full-time. Lui apriva e organizzava tutto in modo che la nostra unica dipendente potesse cominciare alle 09:00. Poi andava al lavoro, tornava alle 17:00 e lei se ne andava. E nei fine settimana stava al locale tutto il giorno”.

Angela sostiene che avere quella prima dipendente sia stata una fortuna. “L’attività era nuova e molti baristi navigati non vogliono lasciare un posto di lavoro che conoscono per uno che è ancora agli inizi. Ma quando le persone hanno iniziato a venire al locale e a conoscerlo, hanno iniziato a fare domanda di assunzione. Penso che il nostro marchio e la sua solidità ci abbiano aiutato nelle assunzioni. Assumere del personale non è mai facile, ma questo aspetto ci è stato di grande aiuto”.

Oggi Milk + Pull accetta candidature su base continuativa. “Va sempre bene avere accesso a questi profili per poi avere una rosa di candidati. Quando vogliamo assumere, lo comunichiamo nei social e mettiamo dei volantini nei locali. Vogliamo che chi vive nel quartiere lavori qui… la pubblicità a livello locale è quella che più conta per noi”.

“Non è facile trovare personale preparato” aggiunge Anthony. “Un mio amico che lavora con successo nella ristorazione mi ha detto: ‘La tua più grande preoccupazione sarà il personale’. I problemi si risolvono, ma quella del personale sarà sempre una questione delicata. È molto difficile trovare qualcuno con la tua stessa passione e dedizione. Con la pandemia, molte attività hanno chiuso, quindi c’è parecchia disoccupazione. Non appena metto un annuncio per un lavoro, centinaia di persone si candidano entro un’ora dalla pubblicazione, il che è pazzesco”.

Nonostante Anthony pensi sia fantastico avere tanti candidati, la verità è che trovare quello giusto è tutt’altro che semplice. “Hai bisogno di qualcuno che non veda il lavoro come un trampolino di lancio, altrimenti ciò che farà sarà semplicemente presentarsi per avere uno stipendio. Per crescere, hai bisogno di qualcuno che voglia essere presente e sia in grado di condividere la tua visione dell’azienda. Vogliamo crescere, ma non è facile, perché la maggior parte delle persone vede questo lavoro come un ripiego per poi passare a fare altro”.

Sascha ha un atteggiamento simile quando deve fare dei colloqui e cerca di tenere una conversazione informale. “Non facciamo domande. Cerchiamo piuttosto di conoscerci reciprocamente. Ci prendiamo un caffè e parliamo con i candidati per sapere da dove vengono, cosa fanno e cosa hanno in mente”.

Quali sono le competenze che deve avere un candidato?

Ognuno ha abilità diverse… quindi pensa al tipo di persona con cui vorresti lavorare ogni giorno. I nostri tre titolari di caffetterie danno grande importanza alla personalità. “Lasciamo i nostri dipendenti da soli, a lavorare in modo indipendente, quindi è fondamentale poterci fidare di loro”, dice Sascha. “Ecco perché per noi la personalità è l’aspetto più importante.

Cerca dipendenti che non abbiano paura di dover affrontare delle sfide. “Per noi è fondamentale assumere persone altamente indipendenti, in grado di risolvere problemi in modo autonomo. Può capitare che il veicolo tremi o la macchina del caffè non ne voglia sapere di funzionare… sono solo alcune delle cose che succedono, a volte spesso. Per questo chi lavora con noi deve essere in grado di risolvere questi problemi proattivamente invece di arrendersi e lasciar perdere. Chiediamo flessibilità ai nostri dipendenti e offriamo la stessa cosa. Se qualcuno ci dice con poco preavviso che quel giorno non potrà lavorare, non è certo la fine del mondo”.

In questo momento, Milk + Pull sta dando priorità all’assunzione di dipendenti con esperienza. “Fino a circa due anni fa eravamo molto aperti nel dire ‘Ti insegniamo tutto noi’ e potevamo occuparci della formazione, quindi non solo del nostro lavoro e di fare il caffè, ma anche di aiutare lo staff a comprendere il caffè e a sviluppare il proprio palato”, dice Angela. Ma dopo nove anni di attività hanno capito che è necessario avere il giusto numero di dipendenti principianti ed esperti. “Continuiamo a offrire possibilità a chi non ha molta esperienza, perché vogliamo farlo. Ma equilibriamo il tutto assumendo chi ne ha”.

Sascha si preoccupa meno dell’esperienza e più del carattere. “Ci piace lavorare con persone che hanno una buona opinione di noi, che credono che abbiamo una grande personalità, che sono affidabili e divertenti a modo loro. Il nostro team si compone di persone molto diverse. E anche se non hanno mai fatto caffè prima di arrivare da noi, non abbiamo motivo di escluderle. Possiamo insegnare alle persone come fare del buon caffè, ma non come inserirsi nel team e nel concetto che proponiamo”.

Angela e Joe cercano anche persone che abbiano un interesse autentico per il caffè. “Vogliamo avere a che fare con persone curiose che vogliano scoprire tutti i procedimenti, da dove viene il caffè, come viene prodotto. Queste sono le domande che facciamo sempre… per capire se c’è interesse o curiosità verso il caffè”. Cercano anche persone affabili. “Far parte della comunità è fondamentale”, aggiunge Angela. “Assicurarsi che le persone che assumiamo vogliano stabilirvi una connessione ed essere parte di un ambiente dove la possono trovare è importante. Vogliamo che, quando entra un cliente, i nostri dipendenti lo chiamino per nome o sappiano qual è la sua bevanda preferita”.

Anthony ha delle priorità simili, cerca persone abili nel conversare e sicure. “Il mio locale si chiama ‘Fika’, che significa ‘unire le persone’. Diamo grande importanza al dialogo con il cliente, è qualcosa che pratichiamo con il nostro staff”.

Come si assume qualcuno per un ruolo manageriale?

Anche se hai maturato esperienza nella gestione dei dipendenti con i tuoi ex datori di lavoro, assumere del personale per la tua attività rappresenta qualcosa di molto più personale: significa dare tanta fiducia e fare un investimento importante, economico e in fatto di formazione.

Angela e il marito hanno esperienza come manager, maturata in precedenti occupazioni, in cui hanno gestito molte persone, molte di più rispetto allo staff che hanno ora, di circa 30 persone. “Pur avendo entrambe le esperienze degli aspetti in comune, abbiamo imparato ancora tantissimo. Le ambizioni e la personalità che abbiamo ora sono diverse. Questo è stato un punto fondamentale. Ci siamo trovati a dire ‘Certo, non abbiamo un dipartimento delle risorse umane. Siamo noi i responsabili. Abbiamo dovuto preparare manuali, procedimenti per l’inserimento, la formazione e la comunicazione”.

Anthony ha esperienza come manager nella ristorazione, in locali di maggiori dimensioni. In quell’esperienza esistevano diversi livelli di gestione e molte persone a cui poter delegare. In quel contesto, “Il lavoro si suddivide da sé, ognuno ha le sue mansioni e le sue responsabilità. E questo avviene quando lavori per un’azienda di grandi dimensioni”. Ma ora che ha la sua attività, Anthony si trova a dover fare tutto, almeno finché avrà la possibilità economica di assumere qualcuno che lavori per lui a livello direttivo.

Sascha non aveva molta esperienza di direzione prima di aprire brewdis. “Ognuno di noi ha esperienza con il lavoro in team, ma quando si è imprenditori o proprietari cambia tutto. Se hai una tua attività, pensi a qualsiasi aspetto almeno quattro volte e lo affronti diversamente.

Quali sono gli aspetti più complicati della gestione del personale?

Anthony cita la fiducia come uno degli aspetti più complicati e al contempo importanti dell’essere manager. “Se vuoi crescere, devi dare fiducia alle persone. E io sono tra quelli che non si fidano molto degli altri. Poi penso in un’ottica business e mi dico ‘Devo farlo, devo affidarmi alle persone perché è l’unico modo che ho per crescere’. Devi lasciarti un po’ andare e far fare le cose a loro”.

Angela e Joe cercano di mantenere una comunicazione aperta con i dipendenti per evitare le difficoltà. “Vogliamo far parte della comunità, essere aperti e dare il benvenuto a tutti nell’attività e lo stesso avviene con il personale. Saper comunicare è davvero importante, farlo nel modo giusto ci aiuta ad affrontare qualsiasi possibile malinteso con i dipendenti. Si tratta di dedicare del tempo ad ascoltare e avere un riscontro, anche da qualcuno che sta dando le dimissioni. Cerchiamo sempre di capire qual è stata la sua esperienza”.

Milk + Pull cerca anche di preparare il proprio staff al successo. “Spesso la gente dice ‘Voglio fare il barista’. Ma non capisce che non basta star dietro alla macchina del caffè e farne grandi quantità. Bisogna creare un’esperienza per i clienti, parlare con loro, essere ospitali. E a molte persone non va di farlo. In casi simili, cerchiamo di trovare una soluzione migliore per loro all’interno della nostra attività”.

Sascha e i soci, per via della cultura di brewdis, cercano di creare un senso di appartenenza a una comunità nel proprio stile di gestione. “Non siamo solo dipendenti e datori di lavoro, deve esserci un senso di appartenenza e ognuno deve avere una sensazione positiva quando va a casa a fine turno. Credo che questa sia una delle cose più importanti e più complicate”.

Hai mai dovuto dire addio a un dipendente?

Dire addio a un dipendente è inevitabile se hai un’attività e può essere difficile. “Le volte in cui c’è stata una rottura poco piacevole le posso contare sulle dita di una mano”, dice Angela. “Ma in quel tipo di situazioni, comunicare apertamente è fondamentale”.

“A volte le persone prendono le cose personalmente, come facciamo comunque anche noi, perché si tratta del nostro lavoro”, continua. “Si tratta di dire ‘Cerchiamo due cose diverse’. Ed è qualcosa che cerchiamo sempre di privilegiare, essere aperti sui nostri obiettivi e sul perché la persona vi si discosta. E quindi non andiamo di pari passo. Siamo tutte persone adulte”, aggiunge. “Cerchiamo di essere empatici quando comunichiamo con il personale”.

Sascha ricorda di aver licenziato solo una volta un dipendente perché non era adatto. “Sbagliarsi è normale e capita a tutti. Abbiamo chiarito e spiegato perché questa persona non ci sembrava adatta”.

Come si fa a mantenere alto il morale di un team?

Il modo migliore per mantenere i propri dipendenti è rendere la propria attività un posto fantastico in cui lavorare. Questi titolari di locali hanno ognuno un metodo per mostrare il proprio apprezzamento ai dipendenti.

“Organizziamo molte giornate di team building”, dice Anthony. “La prossima settimana porterò tutto lo staff a vedere il nuovo locale”. Organizza anche uscite after-work e regala biglietti per eventi. “Credo che anche le piccole cose possano fare molto. Non devi certo offrire loro una vacanza. Ma potrebbe essere per esempio un pranzo. Si tratta di un pensiero carino nei loro confronti”.

“Mantenere lo spirito di squadra è la cosa più difficile”, dice Sascha. “Ciò che fanno deve essere importante. Cerchiamo di far capire che dipendiamo in gran parte da loro. Facciamo del nostro meglio anche per ricambiare. Credo che in questo modo possiamo creare un’ottima atmosfera al lavoro. Penso sia importante che alle persone piaccia il lavoro che svolgono e che si sentano trattate bene”.

Angela e il marito si assicurano di premiare il buon lavoro dei dipendenti. “Cerchiamo di promuovere le persone. Per noi si tratta di capire chi ha interesse per il caffè e ha un’ottima relazione non solo con i clienti ma anche con chi sta nel locale. E cerchiamo di mettere quelle persone sulla strada giusta. Quindi quando abbiamo necessità di direttori per i nostri locali, quelle sono le persone a cui per primi ci rivolgiamo”.

Prestano anche attenzione alle capacità complessive e particolari dei loro dipendenti. “Uno dei nostri baristi non era molto socievole, né se la cavava troppo bene con le persone, ma aveva un metodo di lavorare molto… “scientifico”. Quando abbiamo deciso di tostare noi stessi il nostro caffè abbiamo pensato che, per via del suo modo di pensare, fosse adatto a questo compito. Quindi è stato formato e abbiamo iniziato il programma di tostatura. Siamo riusciti ad offrire a quella persona un ruolo più adatto e a inserirla in un nuovo percorso”.

Il tuo team ha un look?

Un punto interessante. Nessuno dei locali fa portare un’uniforme, solo Anthony fa indossare un grembiule sopra gli abiti casual scelti dai dipendenti. “Naturalmente devono essere presentabili e avere un’aria un po’hipster”, dice.

Nemmeno i dipendenti di Milk + Pull hanno un’uniforme “ufficiale”. “Vogliamo che le persone portino sé stesse al lavoro. Quindi non abbiamo un dress code. Anche la musica che diffondiamo nei locali è musica qualsiasi. Curiamo l’esperienza”.

“Abbiamo un merchandising a seconda del locale e della sua ubicazione. Delle magliette legate ai quartieri in cui siamo. La gente ama molto indossarle. I dipendenti, proprio come i clienti, ci chiedono se possono averne qualcuna. E poi ognuno indossa la sua”.

Sascha dice di aver inizialmente pensato a un’uniforme per rendere il team unito e per rappresentare il marchio, poi però le cose sono cambiate. “Abbiamo capito che elimina il carattere individuale di ognuno. Questa omogeneità non faceva per noi. Abbiamo un team così diverso che ora ogni persona è interessante e non volevamo sovrastare il carattere di ognuno. Possono indossare ciò che vogliono. Ognuno può fare il proprio lavoro a modo suo, naturalmente fatto bene. L’unico aspetto in cui devono coincidere è la maniera in cui fanno il caffè”.

Qual è il consiglio da dare a chi sta per assumere il suo primo dipendente?

Anthony consiglia di ascoltare la propria pancia. “Se ti senti a tuo agio con una persona, è perfetto. Vorrai conoscere quella persona e vedere come si comporta. Se si sente a suo agio nel parlarti e a te sembra di conoscerla da tempo, le premesse sono molto buone. Ascolta la tua pancia”.

Il consiglio di Angela è di avere ben chiare le proprie aspettative. “Spesso, quando si è agli inizi, si cerca letteralmente di assumere chiunque. Potrebbe sembrare facile. Ma è necessario scoprire chi è davvero interessato a ciò che fai, alla tua visione, chi ha curiosità e vuole farne parte. Perché proprio agli inizi, avere la persona giusta fa una gran differenza: ti aiuta a diffondere il tuo marchio. Rappresenta la tua attività quando tu non ci sei”. Angela consiglia di cercare dipendenti curiosi e lungimiranti, che vogliano far parte della tua attività. “Stai cercando di far crescere la tua attività su fondamenta solide. Ecco perché devi poter contare sulle persone giuste”.