Suggerimenti e consigli per fiere ed eventi

La nostra guida passo passo ti aiuterà a trasformare qualsiasi evento in una grande opportunità per la tua azienda

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Per i titolari di piccole aziende, l'organizzazione di una fiera può essere complessa poiché questo tipo di eventi solitamente richiede un impegno che va ad aggiungersi alle tante incombenze quotidiane, senza pensare alle complicazioni delle spese impreviste o legate agli spostamenti. Per questo motivo, la partecipazione a fiere, mercati e altri eventi del genere sembra molto difficile da giustificare. Tuttavia, grazie a un'opportuna pianificazione, all'atteggiamento giusto e a un piano efficace per richiamare i nuovi contatti, questi eventi ti offriranno tantissime nuove possibilità che magari non hai neanche preso in considerazione.

I vantaggi della partecipazione a una fiera sono tanti, fra cui:

  • Entrare in contatto con nuovi clienti
  • Conoscere nuove tendenze del tuo settore di appartenenza
  • Scoprire nuove idee per la tua attività
  • Valutare le abitudini e le prestazioni della concorrenza

Che si tratti di un evento su scala nazionale in una sede di grandi dimensioni o di una fiera di quartiere con una decina di partecipanti, hai la possibilità di farti conoscere e di fare una buona impressione sui potenziali clienti.

Organizzazione del materiale espositivo della fiera

La prima cosa da fare quando ti prepari a un evento del genere è stabilire i tuoi obiettivi e organizzare quindi il materiale espositivo e per il marketing sulla base di questi ultimi. Rifletti sugli obiettivi che ti poni nell'ambito della fiera.

Di che evento si tratta? È un evento cui partecipano solo addetti del settore, ad esempio una mostra specifica per il tuo ambito di attività, o di una fiera cui partecipano anche i consumatori? Il tuo obiettivo è attrarre nuovi clienti, farti conoscere o desideri piuttosto concludere qualche buon affare? Una volta stabilito cosa ti aspetti dall'evento, assicurati di personalizzare il tuo stand e i relativi materiali in modo opportuno.

I partecipanti a un evento per soli addetti ai lavori sceglieranno uno stand più aperto, con tavolo e sedie in un angolino tranquillo per discutere con eventuali clienti potenziali. Un architetto del paesaggio che partecipa a una fiera locale potrebbe invece propendere per uno stand più tradizionale con un tavolo frontale su cui disporre materiale per il marketing e gadget.

Similmente, un contabile preferirà materiali per il marketing di ottima qualità organizzati in una cartella da presentazione per comunicare la sua professionalità. Per l'azienda di architettura del paesaggio, sono adatti biglietti da visita, dépliant pieghevoli e prodotti promozionali o gadget come portachiavi con foto che entrano comodamente in tasca o in borsa.

Stabilire quali materiali ti occorreranno ti aiuterà a prepararti al meglio ad affrontare l'evento. Ordinare con largo anticipo i materiali per il marketing e i prodotti promozionali è molto importante soprattutto se hai bisogno che ti vengano recapitati direttamente presso la sede dell'evento in questione.

È opportuno inoltre riflettere sulle persone con cui ti interfaccerai: potenziali clienti, partner o fornitori. Di solito i titolari di piccole imprese programmano di incontrare gli altri partecipanti durante la fiera, ma non riescono mai a farlo. Se puoi, panifica opportunamente un incontro prima dell'evento.

È una buona idea inserire sul tuo sito web o profilo social media le informazioni sulla tua presenza all'evento oppure inviare un'email ai contatti della rubrica. Inviando cartoline promozionali sull'evento in anticipo, potrai far sapere ai tuoi clienti che vi parteciperai. Se cerchi altri recapiti cui inviare le tue cartoline, tieni presente che per le fiere più grandi è disponibile una mailing list pubblica.

Prendi in considerazione l'idea di offrire sconti o gadget dedicati esclusivamente a coloro che verranno presso il tuo stand presentando la cartolina promozionale ricevuta. Assicurati di indicare con esattezza date, luogo, orari e il numero di stand su ogni articolo inviato o spedito.

Prima di recarti all'evento, prepara una borsa con acqua, snack e carica batterie per i tuoi dispositivi.

Ottimizzazione della tua presenza alla fiera

Ricorda che partecipi alla fiera in nome e per conto della tua azienda, pertanto devi dare il meglio di te. Presentati in anticipo per organizzare lo stand e tutto il resto.

Il tuo staff è importante tanto quanto striscioni, poster e altro materiale per il marketing. Se hai bisogno di altri collaboratori, assicurati di stabilire obiettivi e mansioni per tutti, che si tratti di raccogliere contatti, di organizzare i materiali stampati o di ripulire lo stand da eventuale sporcizia.

Altri suggerimenti utili per una fiera o altro evento di successo

  • Non perdere tempo a guardare il telefono, per non dare l'impressione di annoiarti e di non essere interessato a interagire con i potenziali clienti.
  • Se stai offrendo una dimostrazione di uno dei tuoi prodotti, pubblica un programma per far sapere ai passanti quando possono tornare per parlare con te.
  • Fai in modo che sia facile per i tuoi clienti fornirti le informazioni necessarie predisponendo un contenitore per biglietti da visita (e gadget, ad esempio magliette o bottiglie d'acqua o altri prodotti promozionali).
  • Trova il tempo per recarti presso gli stand di altre piccole aziende che partecipano all'evento. A volte basta fare così per scovare nuovi partner o clienti.
  • Se l'evento prevede presentazioni e conferenze, trova il tempo per partecipare ad almeno una di esse: potrebbe trattarsi di un'opportunità per apprendere cose nuove dai leader del settore in merito ad argomenti che interessano anche te.
  • Quando fai una pausa, non smettere di lavorare: prendi spunto da come sono organizzati gli stand dei tuoi diretti concorrenti, cerca di capire cosa fanno loro che tu non fai e se si tratta di una strategia efficace che potresti applicare anche tu.
  • Prendi appunti quando parli con qualcuno e non esitare a porre domande. Può non essere facile tenere traccia di tutto ciò che viene detto e un quaderno a spirale a fine giornata potrebbe davvero trasformarsi nel tuo migliore amico. Se prometti a un cliente che lo ricontatterai, fallo.

Modalità di ricontatto post-fiera

Una volta terminato l'evento è importante non perdere lo slancio: se hai fatto nuove conoscenze, fatti sentire entro breve tempo. Se devi crearti un elenco di contatti, aggiungi le nuove conoscenze e assicurati di annotare come le hai incontrate.

Altre modalità per ricontattare i potenziali clienti incontrati in fiera

  • Invia una cartolina promozionale creata per l'evento con una nota manoscritta per ringraziare le persone di averti dedicato il loro tempo.
  • Invia una lettera manoscritta e personalizzata con altro materiale per il marketing.
  • Segui i potenziali clienti sui social media, come Twitter e LinkedIn.

Queste modalità personalizzate per ricontattare le persone incontrate portano di certo via un po' di tempo, ma utilizzate nel modo giusto danno ottimi frutti.

Infine, prenditi del tempo per riflettere sull'evento appena conclusosi, dall'inizio alla fine, e per identificare eventuali margini di miglioramento per la prossima fiera.

Sono tante le piccole imprese che utilizzano sempre le stesse modalità per ogni fiera. Prendendo spunto da quanto hai imparato e utilizzando le nuove competenze acquisite durante il prossimo evento, non solo raccoglierai ottimi frutti, ma potrai anche divertirti.

Desideri ulteriore assistenza per assicurarti di essere pronto alla prossima fiera cui parteciperai? Scarica la nostra checklist definitiva per partecipare a fiere e altri eventi.

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